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卡车铺:浅谈Excel与ERP SAP的重要性

2018-01-12 15:03

商科学生对Excel和ERP的名字绝对不会陌生。它们以极高的频率出现在各种JD之中,重要性不言而喻。今天就深入认识一下,Excel与ERP的重要性。


Excel的重要性,不在于它本身,往往取决于使用它的人。当我们还在一边挠头一边输入数据的同时,另外一些大神已经能用excel画画了。这是种什么感受呢?就是你还在小米加步枪的时候,人家已经分分钟甩出了重磅核武器!


当然,我们平时也不会被要求用excel画出逆天的图画,但如果把职场比作战场的话, excel确实是你的核武器。如果你的excel操作非常骚气,你在表哥表姐的进阶之路上就会越走越远。


1、excel


1、快速删除空行


在各种工作表中,因为数据增减、修改等原因,经常会出现很多的空白行。如果数据量少,一行一行地删除倒也是一种快方法。但如果数据量很大,要如何快速批量删除呢?


操作步骤:选取数据表中任一列数据,按住【CTRL】+【G】/F5,在“定位”对话框中,定位条件选择空值。定位完成后,在“开始”菜单-“单元格”选项下,选择删除-删除工作表行,批量删除空行完成。


2、让单元格内容显示完整


当单元格内数据长度很大时,往往就会隐藏起来,或者占据附近单元格的空间,查看很不方便,显示也不美观。如何让单元格内容显示完整呢?这里给大家三种方法:


方法一:单元格格式设置-对齐-自动换行

方法二:单元格格式设置-对齐-缩小字体填充

方法三:开始-样式-格式-自动调整列宽


3、始终显示行或列标题(冻结窗格)


数据表格这么多数据,看到后面还得再翻到前面看看数据标签是什么,太累了。所以有什么快捷的方法能始终显示行或列标题呢?这就需要冻结功能了。


操作思路:冻结是N+1的学问,冻结N行(列),就选择N+1行(列)。同时冻结几行几列时,只要选择交叉位置的单元格进行冻结就可以了。如果只是冻结首行或者首列,可以在冻结功能中直接选择操作。


4、和日期、时间的斗争


日期和时间是Excel中非常重要的数据类型。实际工作中,我们在计算年龄、工龄等重要时间间隔时,经常需要快速输入当前日期和时间。以下的几个快捷键可能对你很有帮助:


输入当前日期:【CTRL】+【;】

输入当前时间:【CTRL】+【SHIFT】+【;】

当前日期动态输入(具备变化性):=TODAY()

当前日期和时间动态输入(具备变化性):=NOW()


在上报各项表单时,我们经常会被要求日期格式按照“年年年年-月月-日日”的方式来显示。而Excel中默认的日期格式,无论是短日期还是长日期,都无法直接实现。如何解决呢?


操作步骤:单元格格式设置-自定义-输入“yyyy-mm-dd”


5. 使用下拉菜单规范输入(数据有效性)

作为表哥表姐,日常打交道最多的就是数字了。那么,在填写数据表格的时候,如何规范填写,降低human error呢?这里就可以使用下拉菜单的方式辅助填写。


操作步骤:数据-数据验证(数据有效性)-序列-选择数据范围或者直接输入。在输入的时候,序列项之间要用英文逗号隔开。


6、重要函数


VLOOKUP


VLOOKUP函数结构:=VLOOKUP(查找值,查找数据范围,要返回的数据所在的列数,精确匹配还是模糊匹配)


适用于根据一个字段,匹配出一行的信息。比如根据姓名,查找出匹配的性别、年龄、籍贯等信息。其中,查找值位于查找的数据范围的第一列,查找的数据范围需为绝对引用,从查找值所在的数据列开始计数要返回的数据所在的列数,精确匹配参数为0。其中,把VLOOKUP函数和COLUMN函数结合起来(将COLUMN放在VLOOKUP第三个参数),就可以按行进行匹配。


COUNTIF


COUNTIF函数结构:=COUNTIF(条件范围,条件)

适用于根据一定条件筛选后,在一定范围内计数的问题,比如某个年龄段的人数,统计不同部门员工的数量等。


7、重要快捷键


Alt+Enter在表格内换行

Ctrl+Shift+上/下,选择该列所有数据,当然加上左右可选择多列

Ctrl+上/下,跳至表格最下方

Ctrl+C/V,不仅仅复制表格内容,也可以复制格式和公式

Ctrl+D/R,复制上行数据/左列数据


2、ERP SAP


SAP起源于Systems Application,Products in DATA processing。SAP既是公司名称,又是ERP (Enterprise-wide Resource Planning) 软件名称。


SAP是目前全世界排名第一的ERP软件。它代表着最先进的管理思想、最优秀的软件设计。世界五百强中有超过80%的公司使用SAP。中国的大型国营、民营企业90%使用SAP。它共由十个模块组成,涵盖企业管理、财务会计、销售、采购、业务伙伴、银行业务、物料和库存管理、生产管理、成本会计、报表等,并随着SAP Business One的推广,使用的用户正在不断的增加。


有些人可能问:学ERP有用吗?学了ERP能做什么工作呢?但是小编觉得这都不是重点,因为作为商科毕业生,尤其是求职目标放在企业的同学们,ERP非常必要,重点在于该怎么学。而且,问题不应该是学了ERP能做什么工作,因为即使是做MIS,工作内容也不会只有ERP一项,正确的问题应该是:做什么工作应该学什么ERP?


首先,ERP以SAP为例,范围太广,因此针对能用得到的知识学习比较实际,比如:


业务人员需要的:订单系统/库存系统/采购系统/应收管理;采购人员需要的:采购系统/库存系统/订单系统/应付管理/生产计划/产品结构/生产计划。


SAP中的好多功能有利于工作的开展。例如:某物流工程师进行某一项出库工作,如果将SAP的库存导成excel的格式,利用excel 的复制,粘贴到SAP出库界面出库,可以提高工作效率,保证出库数据的准确性。对于入库工作,如果一个PO的相关数据太多,要去一个一个的核对,会利用大量时间。这时候就可以使用相关的T-CODE导成excel格式的数据,再核对,可以节约时间,提高效率。SAP 是一个强大的软件,把SAP中相关的T-CODE 使用好,不仅对自己的工作有所帮助。也有利于整体工作的开展。


ERP系统的出现和广泛应用也过去了30多年,而且在可预计的将来,ERP系统还会有更加广泛的应用,以及更加先进的内容。因此,从现在开始,熟练掌握excel和ERP SAP的实际应用知识,无论是对于求职道路上的职场新人,还是对于在同一个初级岗位工作多时,急需职业升级和职业转型的人,都是增加自己职场软实力的明智选择!


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